Assim como as pessoas têm seu CPF (Cadastro de Pessoa Física) e as empresas possuem seu CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica), os imóveis têm o número de matrícula e de transcrição. A matrícula e a transcrição representam o mesmo aspecto jurídico: são o documento do imóvel, diferindo apenas em relação à época que foram instituídos.
No início, em 1939, o sistema operacional era de Transcrição, toda alteração de proprietário do imóvel ficava gravada no livro chamado de “transcrição das transmissões”, no qual ficava arquivado o registro anterior e era aberto um novo. Nesse sistema o registro do imóvel tinha muitas falhas, já que muitos detalhes a respeito do imóvel não eram necessários, o que dificultava sua caracterização. Dava-se mais ênfase ao proprietário, se bem que, não raras vezes, sequer a qualificação do proprietário era anotada e, quando muito, somente o homem era qualificado, com a menção de que era casado.
Em vista da precariedade desse sistema, a Lei de Registros Públicos alterou a normativa em relação ao registro de imóveis. Após 1979, o procedimento passou a ser a abertura de uma matrícula única para cada imóvel. Neste novo documento do imóvel passaram a ser obrigatórias diversas informações que caracterizam o imóvel, tais como localização, tamanho, quadra, lote, construção, qualificação do comprador e do vendedor, dentre outros. Outra mudança muito importante é que não se encerra um registro e abre-se outro quando ocorre a mudança de proprietário, neste procedimento são feitas averbações a cada alteração que acontece em relação ao imóvel, tanto nas suas características, como também as dos proprietários.
Cabe ressaltar que ainda existem muitas transcrições nos registros imobiliários referentes aos imóveis que ainda não abriram matrícula, mas elas têm os mesmos efeitos jurídicos. No entanto, qualquer alteração que ocorra, seja na característica do imóvel ou na troca de proprietário, necessariamente a transcrição irá passar por esse procedimento. Assim, muitos imóveis de proprietários antigos serão adequados à nova norma. Nesta adequação, será comum ocorrerem algumas exigências por parte do Registrador de Imóveis para concretizar o procedimento.
O sistema de matrículas e transcrições serve para passar credibilidade, confiança e dar publicidade aos documentos, além de ser responsável pela averiguação do recolhimento dos tributos como o ITBI (Imposto sobre Transmissão de Bens Imóveis), o ISS (Imposto sobre Serviços), o ITCMD (Imposto sobre Transmissão Causa Mortis e Doação), entre outros. Os registros de imóveis fazem a relação direta com a Receita Federal e demais órgãos governamentais.
A matrícula do imóvel é o documento mais importante no ramo imobiliário, é ela que demonstra quem é o proprietário de fato, também chamado de proprietário tabular. Apresenta, ainda, toda a evolução de proprietários anteriores. Neste documento podem ser averbadas as alienações fiduciárias, hipotecas, contratos de compra e venda, contratos de aluguéis e dívidas em geral do proprietário. Ficam registradas as ações cíveis, trabalhistas, execuções fiscais, enfim, toda a vida do imóvel está averbada/transcrita na matrícula.
Lembre-se! Só é proprietário quem tem a matrícula em seu nome. Caso tenha apenas um contrato ou uma escritura pública, saiba que precisa registrar essa escritura ou contrato no cartório de registro de imóveis, para somente então ter completa segurança jurídica.